30 C
Ho Chi Minh City
Thứ Bảy, 20/11/2021

Buy now

spot_img

Cách lưu trữ data khách hàng an toàn và hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp

Ngày nay, data khách hàng được ví như là Vàng trong thời đại 4.0 hiện nay. Vì vậy, doanh nghiệp phải luôn trong tình trạng bảo mật và quản lý những data khách hàng một cách cực kỳ cẩn thận. Để tiết kiệm thời gian và công sức, ngày nay trên thị trường đã có rất nhiều sản phẩm, nền tảng công nghệ về cách lưu trữ data khách hàng.

Mỗi một phần mềm đều có những ưu điểm, khuyết điểm riêng nhưng trong bài viết này, Loyalty Hub chỉ đề cập đến tư duy, phương pháp về cách lưu trữ data khách hàng

8 Cách lưu trữ data khách hàng an toàn và hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp

Bảo mật thông tin khách hàng

Khi bạn thu thập dữ liệu cá nhân của khách hàng như:

  • Họ và tên
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ nhà của họ
  • Hoặc những thông tin cá nhân khác

Bạn cần phải có kế hoạch để giữ an toàn cho thông tin đó. Điều này giúp xây dựng lòng tin của khách hàng và có thể cứu doanh nghiệp của bạn khỏi những vấn đề liên quan đến lộ thông tin của khách hàng.

Để thực hiện việc này, doanh nghiệp có thể sử dụng một số nền tảng công nghệ để hỗ trợ việc này như:

Như đã đề cập ở đầu bài viết, Data khách hàng đang được ví như là VÀNG trong thời đại hiện nay. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể bám sát được những vấn đề của thị trường và cảm nhận của khách hàng. Bên cạnh đó, nếu bị lộ hoặc rò rỉ thông tin khác hàng thì doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt rất nhiều vấn đề như:

  • Đối thủ dành lấy khách hàng của bạn
  • Khách hàng bị làm phiền bởi một số bên bán hàng khác
  • Giả mạo doanh nghiệp để thực hiện một số việc bất chính

Chỉ lưu trữ những thông tin được cho phép

cách lưu trữ data khách hàng

Vào tháng 3 năm 2018, công ty dữ liệu Cambridge Analytica đã thu thập thông tin của 50 triệu người dùng Facebook mà họ không hề hay biết. Mọi người phẫn nộ, kêu gọi một cuộc điều tra đối với công ty truyền thông xã hội. Niềm tin vào Facebook giảm đi đáng kể kể từ đó.

Niềm tin là một thành phần chính trong việc xây dựng mối quan hệ, chăm sóc khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành của doanh nghiệp. Cách tốt nhất để xây dựng lòng tin là minh bạch về các chính sách thu thập dữ liệu của bạn. Việc thu thập những thông tin mà khách hàng không cho phép là một việc trái với đạo đức và thậm chí là phạm pháp.

Dưới đây là một số cách để lấy dữ liệu khách hàng:

  • Cung cấp một cuộc khảo sát đơn giản yêu cầu thông tin cụ thể
  • Cho phép khách hàng chọn tham gia lựa chọn chia sẻ thông tin có giá trị
  • Soạn thảo chính sách bảo mật để hiển thị trên trang web của bạn và các kênh trực tuyến khác

Với tất cả những đề xuất này, hãy luôn lưu ý đến quyền riêng tư của khách hàng. Khách hàng sẽ đánh giá cao tính minh bạch của bạn. Từ đó, data khách hàng sẽ trở nên chính xác hơn và doanh nghiệp an tâm hơn trong cách lưu trữ data khách hàng.

Quyết định thông tin nào là cần thiết

Quá nhiều dữ liệu (còn được gọi là độ bão hòa dữ liệu) có thể khiến công ty của bạn tràn ngập thông tin và cản trở việc ra quyết định. Tin tặc cũng có thể truy cập vào dữ liệu mà bạn không nhất thiết phải có.

Tất cả dữ liệu doanh nghiệp thu được từ khách hàng đều cần phải có mục đích sử dụng. Trước khi thực hiện việc thu thập và lưu trữ, doanh nghiệp nên ngồi xuống và quyết định đâu là thông tin cần thiết, đâu là không phải.

Nếu bạn đang thu thập thông tin về khách hàng bằng cách sử dụng phần mềm như automation marketing hoặc CDP, hãy nghĩ về dữ liệu bạn thực sự sử dụng. Ví dụ: bạn có cần cả địa chỉ email và số điện thoại của khách hàng không? Đừng thu thập dữ liệu chỉ vì bạn có thể.

Càng có nhiều dữ liệu cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều cơ sở luận điểm giúp tiến hành các chiến lược kinh doanh, marketing cho những năm tiếp theo. Bên cạnh đó, cách lưu trữ data khách hàng cũng trở nên dễ dàng hơn cho nhân sự của doanh nghiệp.

Đầu tư vào nền tảng công nghệ

cách lưu trữ data khách hàng

Đã không còn là thời đại của việc sử dụng file excel hoặc những công cụ hỗ trợ khác nữa rồi. Đây là thời đại của tự động hoá, chuyển đổi số và số hoá. Vì vậy, nếu những hoạt động thu thập, phân tích và lưu trữ được sự hỗ trợ bởi các nền tảng công nghệ thì điều gì sẽ xảy ra:

  • Nhanh chóng và thuận tiện hơn
  • An toàn và bền vững
  • Tiết kiệm chi phí vận hành
  • Chủ động trong việc truy cập
  • Dễ dàng xuất báo cáo phân tích dữ liệu

Ngày nay có rất nhiều giải pháp như giải pháp dữ liệu khách hàng (CDP), CRM hoặc một số phần mềm bán hàng, chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn và kỹ càng hơn trước khi đưa ra quyết định. Tiến trình này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với xu thế “chuyển đổi số” của thời đại.

Sao lưu dữ liệu của bạn

Mặc dù khả năng mất dữ liệu cao, nhưng có đến 58% SMEs không chuẩn bị cho việc mất dữ liệu. Thống kê này thậm chí còn đáng báo động hơn khi “hơn 60% SMEs bị mất dữ liệu sẽ phải ngừng hoạt động trong vòng 3-6 tháng.” Sao lưu dữ liệu và một kế hoạch khôi phục là điều cần thiết trong cách lưu trữ data khách hàng.

Doanh nghiệp nên có một bản sao lưu được bảo vệ cẩn thận của tất cả dữ liệu khách hàng của mình trong trường hợp có sự cố với hệ thống của bạn. Nếu DN cẩn thận về việc lưu trữ và bảo mật thông tin khách hàng, thì DN sẽ có thể bảo vệ khách hàng và doanh nghiệp của mình.

Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét khi lập kế hoạch sao lưu dữ liệu của bạn:

  • Ngân sách sao lưu dữ liệu của bạn là bao nhiêu?
  • Loại kế hoạch dự phòng nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?
  • Bạn sẽ lưu trữ các bản sao lưu của mình ở đâu?
  • Kế hoạch phục hồi của bạn là gì?

Việc sao lưu phù hợp giữ cho dữ liệu khách hàng an toàn và làm cho doanh nghiệp của bạn trở thành một đối tác đáng tin cậy. Bạn cũng sẽ cần kiểm tra hệ thống sao lưu của mình để đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường.

Dọn dẹp dữ liệu khách hàng của bạn

cách lưu trữ data khách hàng

Dữ liệu khách hàng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Theo một nguồn tin cho biết, có tới 25% cơ sở dữ liệu trung bình của các nhà tiếp thị B2B không chính xác, ảnh hưởng đến chi phí vận hành và niềm tin của khách hàng.

Điều đó nghĩa là gì? Xác thực và cập nhật thông tin như địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ nhà riêng,…. Loại bỏ những dữ liệu không cần thiết hoặc đã không còn giá trị sử dụng trong thời gian sắp tới. Đánh giá lại những thông tin dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp và đề ra phương án bổ sung, sửa chữa nếu có vấn đề.

Làm sạch dữ liệu giúp bạn tránh những sai lầm và đảm bảo rằng bạn có thông tin chính xác, chất lượng cao để phân tích về khách hàng của mình. Hãy coi việc làm sạch dữ liệu là một phần của việc kiểm soát chất lượng của bạn.

Đào tạo nhân sự của doanh nghiệp

Nhân sự chính là những nhân tố quan trọng trong việc thu thập, đảm bảo độ chính xác và thực hiện công tác lưu trữ hàng ngày cho doanh nghiệp.

Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu quy trình và trình độ nhân sự không được tiêu chuẩn hoá? Chắc chắn là việc quản lý sẽ trở nên rối rắm hơn, khó quản lý và gây ra một số vấn đề về thời gian, tiền bạc của doanh nghiệp.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần:

  • Tiến hành đề ra quy trình cho việc quản lý dữ liệu khách hàng
  • Tiêu chuẩn hoá những kỹ năng, kiến thức cần thiết cho một nhân sự
  • Xây dựng chương trình đào tạo sử dụng hệ thống, cách quản lý data khách hàng

Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể an tâm hơn trong những vấn đề liên quan đến thông tin khách hàng.

Suy nghĩ về quyền truy cập

cách lưu trữ data khách hàng

Việc thiết lập thẩm quyền và quyền truy cập, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro đánh cắp dữ liệu, lộ data khách hàng ra bên ngoài.

Thông thường, một số doanh nghiệp sẽ thiết lập quyền có thể xem những thông tin nào của khách hàng cho từng bộ phận.

Thứ hai, số liệu liên quan đến phát triển và xây dựng doanh nghiệp thì chỉ có những quản lý cấp cao hoặc ban điều hành mới có thể truy cập.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về “cách lưu trữ data khách hàng” mà Loyalty Hub đã thu thập và tổng kết từ những nguồn uy tín trong và ngoài nước. Qua bài viết nay, có lẽ quý độc giả cũng đã hiểu hơn về tầm quan trọng và lợi ích đến từ những tư duy, phương pháp về cách lưu trữ data khách hàng. Mong rằng bài viết này giúp ích cho doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển và quản lxây dựng doanh nghiệp.

Nếu quý độc giả có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết, hãy để lại bình luận bên dưới và chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.


Cập nhật thêm nhiều bài viết thú vị và bổ ích hơn cùng Loyalty Hub tại:
Kiến thức
Facebook
Twitter
Youtube

Avatar
Tùng Lê
Là một con người luôn cảm thấy thích thú và phấn khích mỗi khi nói về chăm sóc khách hàng. Sứ mệnh của tôi là trở thành một người luôn cung cấp những kiến thức có giá trị và tư vấn chiến lược về chăm sóc khách hàng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây