27 C
Ho Chi Minh City
Thứ Tư, 13/10/2021

Buy now

spot_img

Số hoá là gì? Lợi ích và sai lầm mà các doanh nghiệp hay gặp phải

Trong vòng 10 năm trở lại đây, hai cụm từ “Số hoá là gì” và “Chuyển đổi số là gì” luôn được xuất hiện trên các phương tiện truyền thông hoặc dân kinh doanh nói chung. Nhưng, liệu rằng có bao nhiều người sẽ hiểu và quan tâm tới 2 cụm từ này. 

Đó là câu chuyện của 10 năm trước, nhưng từ năm 2019 trở đi, các doanh nghiệp bắt buộc phải số hoá một số tài nguyên để có thể gia tăng nâng suất lao động, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Đó cũng là nội dung của bài viết ngày hôm nay.

Số hoá là gì?

Số hoá là việc chuyển đổi trạng thái của các tài nguyên sang một dạng khác. Cụ thể là, việc chuyển đổi tài liệu giấy sang thành dạng doc, pdf, excel. Hoặc, đĩa phim hoặc nhạc sẽ được chuyển thành file mp3, mp4,… và còn rất nhiều hình thái khác nhau. Tất cả những tài nguyên này sẽ được lưu trữ trên một máy tính hoặc máy chủ của doanh nghiệp.

Số hoá nếu chỉ nghe thì nó rất là đơn giản nhưng để hiện thực hoá nó là cả một quá trình rất lâu và tốn nhiều sức lực. Ngày nay, nhờ vào các nền tảng và kiến thức về IT tiên tiến mà tiến trình số hoá được diễn ra nhanh hơn và chất lượng cũng được đảm bảo hơn.

Xu hướng về số hoá đang có mặt ở rất nhiều ngành nghề và kiểu doanh nghiệp, không có bất cứ một giới hạn nào cho việc này cả. Ngay cả chính phủ cũng đang xây dựng một bộ máy loại bỏ giấy cứng và làm việc bằng online. Điều này càng chứng minh cho sự hiệu quả mà số hoá mang lại cho xã hội hiện nay.

>>> đọc thêm sự khác nhau giữa số hoá và chuyển đổi số tại chuyển đổi số là gì

Lợi ích của việc số hoá trong kinh doanh

Tăng năng suất lao động

Số hoá là gì

Bằng việc số hoá, nhân viên của bạn sẽ không cần phải thực hiện thêm rất nhiều bước như lưu trữ, tìm kiếm tài liệu hoặc điền form giấy tờ. Nhờ đó, họ sẽ có thêm thời gian và năng lượng cho những công việc quan trọng hơn cho doanh nghiệp.

Một bằng chứng nữa cho thấy, những quy trình cần nhiều giấy tờ và rườn rà sẽ làm cho nhân viên cảm thấy khó chịu, bực bội và làm ảnh hưởng đến cảm xúc làm việc của ngày hôm đó. Vậy nếu nhân viên cảm thấy hạnh phúc khi làm những việc này thì điều gì sẽ xảy ra?

Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp

Khi những tài liệu, giấy tờ đã được chuyển sang dạng file mềm thì doanh nghiệp sẽ không cần phải bỏ tiền cho các khoảng như:

  • Bìa cứng đựng hồ sơ
  • Giấy A4 để photo tài liệu đào tạo, các form mẫu và đơn xin phép
  • Không gian lưu trữ hồ sơ (vì chúng đã được lưu trên đám mây của doanh nghiệp)
  • Chi phí chi trả cho mỗi nhân sự

Dễ dàng bảo mật dữ liệu doanh nghiệp

Nhờ vào số hoá, các dữ liệu sẽ được lưu trữ trên một máy chủ hoặc một phần mềm quản lý chung cho cả doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát được người có thể truy cập hoặc người nào không.

Không bị giới hạn bởi không gian

Với những doanh nghiệp có số lượng phòng ban lớn thì nhu cầu về lưu trữ càng cao. Điển hình như các tập đoàn lớn trong và ngoài nước.

Vì vậy, số hoá sẽ giải quyết được bài toán về không gian lưu trữ này của doanh nghiệp một cách vô hạn.

Bảo vệ môi trường

Số hoá là gì

Khi không sử dụng giấy cứng, bìa nhựa hoặc các dụng cụ liên quan đều là những thứ được làm từ thiên nhiên và gây tổn hại đến môi trường của chúng ta. Nếu doanh nghiệp không sử dụng thì sẽ không có thải ra môi trường và không có người sản xuất. Từ đó giúp cho trái đất và thiên nhiên trở lại bản nguyên của chúng.

Nền tảng đầu cho chiến lược chuyển đổi số 

Nhờ vào việc số hoá toàn bộ hoặc một phần sẽ giúp cho tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp diễn ra nhanh hơn, giảm bớt được một số rủi ro về thói quen vận hành, tư duy chuyển đổi số,… Lúc này, đạt được hiệu quả cao nhất trong chiến lược chuyển đổi số.

Những ví dụ về số hoá thành công

Số hoá tài liệu lưu trữ

Số hoá tài liệu lưu trữ là việc doanh nghiệp tối ưu hoá việc tìm kiếm, truy xuất, chỉnh sửa và bổ sung các tài liệu, thông tin về chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Và đương nhiên, toàn bộ data phải được lưu trữ và tồn tại trong cùng một hệ thống.

Nếu doanh nghiệp lưu trữ mỗi một tài liệu ở một hệ thống khác nhau thì sẽ không đạt được hiệu quả cao trong việc số hoá này.

Số hoá quy trình làm việc

Ngày nay, các doanh nghiệp có thể đưa quy trình làm việc như:

  • Xin nghỉ phép
  • Xin chuyển công tác
  • Xin tạm ứng
  • …..

Ngay trên phần mềm hoặc app mobile của họ mà không cần thêm bất kỳ một loại giấy tờ nào cả. Doanh nghiệp vẵn có thể nắm được tình hình và lưu trữ được bằng chứng cho các việc này.

Số hoá hình ảnh

Số hoá là gì

Ngày nay, bạn sẽ ít bắt gặp những loại máy ảnh rửa nữa mà thay vào đó là các máy kỹ thuật số với nhiều tính năng ưu việt hơn cho người dùng.

Với các loại máy ảnh kỹ thuật số, bạn có thể lưu trữ và xem hình đã chụp ngay trên chiếc máy ảnh của mình. Không những vậy, những công việc như lưu trữ, in ảnh cũng trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.

Số hoá âm nhạc và phim ảnh

Có lẽ, những đĩa phim hoặc nhạc đã không còn được thấy nhiều trên các đường phố hoặc cửa hàng nào nữa. Số hoá đã chuyển âm nhạc thành file dạng mp3 và phim ảnh theo dạng mp4, avi,… để giúp con người dễ dàng lưu trữ trên máy tính, điện thoại và internet.

3 sai lầm mà các doanh nghiệp SME tự nhận định

Nhiều và nhanh không đồng nghĩa với hiệu quả

Tâm lý nóng vội, không tìm hiểu kỹ và muốn áp dụng nhiều nền tảng công nghệ cùng một lúc thường là cách nhanh nhất dẫn đến thất bại. Lúc này, doanh nghiệp sẽ gặp hai vấn đề:

  • Khó khăn trong việc định hình một quy trình làm việc cụ thể sau khi đã số hoá, gây ra rất nhiều xáo trọn và khó khăn cho nhân viên của mình.
  • Chi phí triển khai rất lớn và tốn thời gian cho việc triển khai vào doanh nghiệp

Khi hoàn tất công nghệ, số hoá sẽ thành công

Điều này là không đúng, công nghệ chỉ là một thứ bổ trợ giúp cuộc sống và hoạt động kinh doanh trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn mà thôi.

Chính vì vậy, tư duy đúng là xây dựng một quy trình mới, một tiến trình mới sau khi đã ứng dụng số hoá vào doanh nghiệp, từ đó cải thiện năng suất lao động và gia tăng doanh số kinh doanh, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Số hóa là sân chơi của các ông lớn

Đa phần các doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia rất khó khăn trong việc số hoá và áp dụng quy trình mới. Vì quy mô của họ quá lớn, họ không thể đảm bảo được quy trình mới sẽ được diễn ra suôn sẻ mà không có bất kỳ rủi ro nào. Chính vì vậy mà họ càng phải thân trọng và chậm trãi trong việc này.

Đối với các doanh nghiệp SME thì ngược lại, vì lại rất dễ dàng trong các việc này.

Tổng kết

Vậy là các bạn đã hiểu được “Số hoá là gì” rồi đúng không nào?

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề “Số hoá là gì” thì các bạn có thể liên lạc với chúng tôi bằng cách để lại bình luận bên dưới bài viết.


Cập nhật thêm nhiều bài viết thú vị và bổ ích hơn cùng Loyalty Hub tại:
Kiến thức
Facebook
Twitter
Youtube

Avatar
Tùng Lê
Là một con người luôn cảm thấy thích thú và phấn khích mỗi khi nói về chăm sóc khách hàng. Sứ mệnh của tôi là trở thành một người luôn cung cấp những kiến thức có giá trị và tư vấn chiến lược về chăm sóc khách hàng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây